Sick leave
Submission and approval
Employee can add a sick leave announcement though the Integrata® app or web Platform interface. Doctor’s certificate can easily and securely transferred with the same event.
Depending on the implemented funtionalities and integrations, an employee can:
- Make a sick leave announcement
- Send doctor’s certificate attachment
- Send employment related document attachment
- Send other document attachment
- Modify declined or pending sick leave events
If a manager approver flow is implemeted, managers can also send attachments and make events on behalf of their team members.
Uusi sairauspoissaolo
Löydät Sairauspoissolo-toiminnon mobiilisovelluksen etusivulta tai selaimen toimintolistauksesta. Ilmoita lomakkeen kenttiin tarvittavat poissaoloosi liittyvät lisätiedot:
- Poissaolon syy valikosta aukeavista vaihtoehdoista
- Poissaolon aikajakso: alkamispäivä ja loputuspäivä
- Jos kyseessä oli alle päivän poissaolo, ilmoita se aktivoimalla vipu
Lisää liite
- Lisää liite selainsovelluksessa Lisää dokumentti -painikkeella, ja lataa tietokoneeltasi oikea tiedosto
- Lisää liite mobiilisovelluksessa joko ottamalla valokuva tai lataamalla se puhelimen arkistosta.
- Jos sinulla ei vielä ole liitettä, ja se on poissaololle määritelty pakolliseksi, aktivoi vipu Minulla ei ole vielä liitettä
- Jos liite tai jakso hylätään esihenkilön toimesta, tulee siitä erillinen notifikaatio.
Liite jälkikäteen
- Sovellus aloittaa muistutusviestit kolmen päivän jälkeen, jos liite vielä puuttuu.
- Kun lisäät liitteen jälkikäteen, jo lähetetylle poissaololle, valitse mobiilisovelluksesta Muu liite -painike, tai selainsovelluksesta Liitteet-toiminto.
- Valitse sairauslomatodistus, ja valikosta haluttu poissaolojakso
Hyväksyntänäkymä
Jos sairauspoissaolojen ja liitteiden ilmoittamiselle on valittu hyväksyntäkierto, toimii esihenkilö niiden osalta hyväksyjänä. HR-roolille voidaan antaa omaan näkymään mahdollisuus käsitellä tapahtumia esihenkilön puolesta.
- Hyväksyntään saapuneita tapahtumia voi käsitellä mobiilissa tai selaimessa.
- Selaimen Hyväksyttävät-näkymään kertyy myös muut mahdolliset esihenkilön hyväksyntää odottavat asiat.
- Esihenkilö voi tarvittaessa selaimen puolella muokata poissaolon päivämääriä.
- Hyväksyjälle näkyy huomioteksti, jos työntekijä on lähettänyt poissaolon ilman liitettä, vaikka se olisi pakollinen. Poissaolo on harkinnan mukaan mahdollista hyväksyä, mutta liitettä ei voi enää hyväksynnän jälkeen lisätä.
Notifications and reminders
New events to be handled will always trigger a push notification and an email to both the supervisor and the substitute.
- Supervisors and their substitutes will receive a reminder message for unapproved sickness absences or attachments if they have absences or attachments waiting for approval for over 7 days. After that, a reminder message will be sent again once a week.
- The employee will receive a notification if the event is rejected.
- The employee will also receive daily reminders starting from the third day if the absence is still awaiting approval and lacks the required attachment.
Sijaisuuden hallinta
Manager can set a substitute for themselves during absence period. The setting can be made in the web interface.
- Find Manage substitutes -menu from under your avatar icon from the top right corner
- Substitute can be set for a set time period or until further notice
- Substitute can be another active user. If the substitute is not manager by role all the substitute actions can only be done in the web interface. No mobile’s manager feature are available in this case
- Substitute can act on behalf and will receive same notifications
- Substitute can also send attachments on behalf on absent managers team members
- Multiple substitutes can be set
Substitute setting on behalf of manager
Amdin user has access to add substitutes if the manager is unable to do it themselves.
- Access Personnel-feature and search for the manager
- Open user information, go to Substitutes for this manager