Sairauspoissaolot

Lähetys ja hyväksyntä

Työntekijä voi tehdä uuden sairauspoissaoloilmoituksen Integratan palvelualustalla, joko sovelluksella tai selaimessa. Myös lääkärintodistuksen toimitus onnistuu kätevästi samalla kertaa.

Työntekijä voi käyttöönotetuista ominaisuuksista ja integraatioista riippuen:

• Ilmoittaa sairauspoissaolon
• Lähettää sairauslomatodistuksen
• Lähettää työsuhdedokumentin
• Lähettää muun dokumentin
• Muokata hylättyjä ja hyväksynnässä olevia poissaolojaksoja

Jos yrityksessä on määritelty esihenkilöille hyväksyntäkierto, voi myös esihenkilö tehdä ilmoituksen tai lähettää liitteen alaisen puolesta. Ilmoitus alaisen puolesta tehdään samaan tapaan kuin normaalisti itselle, mutta esihenkilö voi valita valikosta oman tiimiläisen.

Uusi sairauspoissaolo

Löydät Sairauspoissaolo-toiminnon mobiilisovelluksen etusivulta tai selaimen toimintolistauksesta. Ilmoita lomakkeen kenttiin tarvittavat poissaoloosi liittyvät lisätiedot:

• Poissaolon syy valikosta aukeavista vaihtoehdoista
• Poissaolon aikajakso: alkamispäivä ja lopetuspäivä
• Jos kyseessä oli alle päivän poissaolo, ilmoita se aktivoimalla vipu, ja merkitse kellonaika.
• Jos yrität kirjata poissaoloa ajankohdalle, jolle jo löytyy olemassaoleva poissaolo tai sairauslomatodistus, antaa järjestelmä varoituksen asiasta, ja suoran linkin jo olemassaolevaan kirjaukseen.
• Tallenna
• Jos poissaololle vaaditaan liite lisää se lataamalla liite omalta koneelta tai mobiilissa Seuraava-painikkeen jälkeen.
• Jos sinulla ei vielä ole liitettä, ja se on poissaololle määritelty pakolliseksi, aktivoi vipu Minulla ei ole vielä liitettä
• Sovellus aloittaa muistutusviestit kolmen päivän jälkeen, jos liite vielä puuttuu, eikä tapahtumaa ole vielä hyväksyntäprosessissa käsitelty.

Liitteen lähetys

Liitteen voi lähettää poissaolon ohessa tai jälkikäteen erikseen. Tämä riippuu teillä käytössä olevista ominaisuuksista.

Jos yritykselle on aktivoitu muiden liitteiden toimitus, löydät vaihtoehdot toiminnon Muu liite (=mobiili) tai Liitteet (=selain) alta

• Lisää liite selainsovelluksessa Lisää dokumentti -painikkeella, ja lataa tietokoneeltasi oikea tiedosto.
• Lisää liite mobiilisovelluksessa joko ottamalla valokuva tai lataamalla se puhelimen arkistosta.

Liite jälkikäteen

• Liitteen voi lisätä vielä hyväksyntää odottavalle jaksolle
• Kun lisäät liitteen jälkikäteen, jo lähetetylle poissaololle, valitse mobiilisovelluksesta Muu liite -painike, tai selainsovelluksesta Liitteet-toiminto
• Valitse sairauslomatodistus, ja valikosta haluttu jo lähetetty hyväksyntää odottava poissaolojakso

Muokkaus ja hylkäys

Hyväksyntää odottavaa tai palautettua tapahtumaa voi itse muokata.

• Jos liite tai jakso hylätään esihenkilön toimesta, tulee siitä erillinen ilmoitus käyttäjälle
• Voit tarvittaessa myös itse hylätä tapahtuman
• Hylätyn poissaolon syy nähtävillä suoraan poissaolotapahtumalla
• Hyväksytyn tapahtuman muokkaus ei ole mahdollista, eikä siihen voi enää hyväksynnän jälkeen liittää liitettä

Hyväksyntänäkymä

Jos sairauspoissaolojen ja liitteiden ilmoittamiselle on valittu hyväksyntäkierto, toimii esihenkilö niiden osalta hyväksyjänä. HR-roolille voidaan antaa omaan näkymään mahdollisuus käsitellä tapahtumia esihenkilön puolesta.

• Hyväksyntään saapuneita tapahtumia voi käsitellä mobiilissa tai selaimessa
• Hyväksyttävät-näkymässä hyväksyttävissä kaikki käytössä olevat tapahtumatyypit: Lomarahavaihdot, liitteet ja poissaolot
• Tapahtumien suodatus onnistuu käsittelyn tilan, tiimiläisen nimen, sijaistettavan ja tapahtumatyypin mukaan
• Tallennettu suodatusvalinta jää aktiiviseksi
• Hyväksyttävien listaus ei näytä sijaisuuksia oletuksena vaan ne on suodatettava erikseen listaan

• Esihenkilö voi tarvittaessa muokata tapahtuman tietoja
• Hyväksyjälle näkyy huomioteksti, jos työntekijä on lähettänyt poissaolon ilman liitettä, vaikka se olisi pakollinen. Poissaolo on harkinnan mukaan mahdollista hyväksyä, mutta liitettä ei voi enää hyväksynnän jälkeen lisätä.

Notifikaatiot ja muistutukset

Uusista käsiteltävistä poissaoloista menee aina esihenkilölle ja sijaiselle push-notifikaatio sekä sähköposti. 

• Esihenkilöt ja heidän sijaisensa saavat muistutusviestin hyväksymättömistä sairauspoissaoloista tai liitteistä, jos heillä on poissaoloja tai liitteitä odottamassa hyväksyntää yli 7 päivää. Tämän jälkeen muistutusviesti lähetetään uudelleen kerran viikossa. 
• Työntekijälle lähtee notifikaatio, kun tapahtuma on hyväksytty tai hylätty.
• Työntekijä saa myös muistutuksia kolmen päivän jälkeen päivittäin, jos poissaolo odottaa vielä hyväksymättömänä ja ilman vaadittua liitettä.

Sijaisuuden hallinta

Esihenkilö voi asettaa itselleen sijaisen poissaolon ajaksi

• Löydät Hallitse sijaisia -valikon selaimessa oikean ylänurkan profiilikuvakkeen alta tai mobiilissa Asetukset-sivulta
• Sijaisen voi asettaa toistaiseksi voimassaolevaksi tai tietylle aikajaksolle
• Sijaiseksi voi asettaa toisen käyttäjän. Jos sijainen ei ole esihenkilö, onnistuu sijaisen hyväksynnät vain selainsovelluksessa
• Sijainen voi toimia puolesta ja saa ilmoitukset uusista tapahtumista
• Sijainen voi myös lähettää esihenkilön alaisen puolesta liitteen
• Sijaisia voi olla yksi tai useampia
• Sijaisuuksia ei ole mahdollista ketjuttaa
• Jos esihenkilöllä ei ole vielä sijaista, sovellus ehdottaa asetusta automaattisesti

Sijaisen lisääminen esihenkilön puolesta

Pääkäyttäjä-roolilla on oikeus lisätä sijaisia esihenkilön puolesta.

• Siirry Henkilöstö-valikkoon ja etsi esihenkilöä nimellä
• Avaan käyttäjän kortti, ja lisää sijainen Tämän esihenkilön sijaiset -välilehdellä