Usein kysytyt kysymykset

Kyllä voi. Oletuksena palkkalaskelmat näkyvät myös hyväksyjille. Tapauskohtaisesti voidaan laskelmat kuitenkin piilottaa siten, että vain tarkastajat näkevät ne. Tämä valinta tehdään toiminnallisuutta käyttöönottaessa.

Nollalaskelmat eli tapaukset, kun työntekijälle ei mene mitään maksuun tai tapauksissa, joissa henkilön palkka jaetaan useammalle tilille, näkyvät ”Palkkalaskelmat” välilehdellä. Niitä ei ”Maksutapahtumat” välilehdellä näytetä. Mikäli nollalaskelma ei näy myöskään ”Palkkalaskelmat” välilehdellä, otathan yhteyttä palkka-asiantuntijaasi.

1. Uusi työntekijä  – Näkyy, jos kyseessä on uusi työsuhde. Päätellään palkkalaskelmalla olevasta työsuhteen alkupäivästä. 
2. Päättyvä työsuhde – Näkyy, jos kyseessä on lopputili. Päätellään palkkalaskelmalla olevasta työsuhteen päättymispäivästä. 
3. Palkkapoikkeama – Näkyy, jos henkilön palkkalaskelmalla on uusi rivi tai jokin rivi puuttuu verrattuna saman henkilön kahteen edelliseen laskelmaan. Voidaan näyttää vain, jos meillä on kertynyt samalle henkilölle kaksi edellistä laskelmaa. 
4. Palkaton poissaolo – Näkyy, jos laskelmalla on merkitty palkatonta poissaoloa. 10910- tai 10930-alkavat palkkalajit, jos ei löydy 6-alkavalla palkkalajilla samaa summaa positiivisena. Kaikki 66-alkuiset nousevat listalle. 
5. Palkan muutos – Näkyy, jos palkan a-hinta on muuttunut. Tuntipalkkaisilla verrataan vain tuntipalkan a-hinnan muutosta ja kk-palkkaisilla peruspalkan muutosta. Jos palkka on eri, esim. eri tuntimäärän vuoksi, se ei nouse tälle listalle. 
6. Työajan muutos – Näkyy, jos palkkalaskelmalla on rivi ’Osa-aikaprosentti’, ’Osa-aika%’ tai ’Viikkotyöaika’ ja sen arvo on muuttunut.

Selainsovelluksessa symbolien selitteet näkyvät myös, kun viet hiiren kyseisen symbolin päälle.

Sovelluksessa Tarkastaja- ja Hyväksyjä-rooleissa olevat näkevät kaikki kyseisten maksujen palkkalaskelmat. Jos halutaan antaa esihenkilöille oikeus tarkastaa maksatuksia sovelluksessa, näkevät he kaikki kyseisen yhtiön palkkalaskelmat. Sovelluksen sisällä ei ole mahdollista näyttää esihenkilöille vain omien alaistensa laskelmia. Sovelluksessa tarkastajiksi ja hyväksyjiksi nimetään vain henkilöt, jotka saavat nähdä kaikki laskelmat.

Maksun tarkastajat saavat ilmoituksen sähköpostiinsa uudesta tarkastettavasta maksusta heti, kun se on luotu. Jos HumHum HR -mobiilisovelluksen ilmoitukset on sallittu, saapuu ilmoitus myös puhelimeen. Selainsovelluksen kautta on mahdollisuus muuttaa omia ilmoitusasetuksia, jos ei halua ottaa vastaan ilmoituksia sekä puhelimeen että sähköpostiin.

Hyväksyjät saavat ilmoituksen maksusta, kun tarkastajat ovat tarkastukset kuitanneet. Jos tarkastajia ei ole, saapuu ilmoitus uudesta maksusta suoraan hyväksyjille. 

Kun maksupäivä lähestyy, lähetetään tarkastajille ja hyväksyjille lisäksi muistutusviestejä.

Hälytykset hyväksymättömistä aineistoista: 

• kolme päivää ennen kello 9
• kaksi päivää ennen kello 9, 11, 13, 15 ja 17.

Tarkastaja voi maksun tarkastuksen yhteydessä olla lähettämättä ilmoitusta hyväksyjälle. Tämä ominaisuus on omiaan etenkin silloin, kun lyhyellä aikavälillä tarkastetaan ja hyväksytään useampi maksuerä maksuun. Huom! Tämä ei kuitenkaan vaikuta automaattisiin hälytyksiin hyväksymättömistä aineistoista.

HumHum HR tekee automaattisesti duplikaatti-tarkistuksia maksuille. Samalla maksupäivällä ja samalla summalla olevaa saman maksuryhmän maksua ei päästetä automaattisesti eteenpäin, vaan se jää tilaan ’Luotu’. Maksu päästetään läpi, jos maksuryhmä ja maksupäivä ovat samat, mutta summa on eri. Tällöin kuitenkin sovellus erikseen varoittaa tästä Integratan palkka- sekä maksatustiimiä varmistamaan, että molempien maksujen on tarkoitus mennä maksuun.

Lähtee. Työntekijä saa muistutuksen päivittäin kolmen (3) päivän ajan, alkaen poissaolon lisäämisestä, kun sairauspoissaolotodistus puuttuu työntekijän ilmoittamalta ja esihenkilönsä vielä käsittelemättömältä poissaololta, jos poissaolon tyyppi on sellainen, johon lääkärintodistus vaaditaan.

Poissaolotyypit määritellään asiakaskohtaisesti. Jokaiselle poissaolotyypille valitaan, vaatiiko se liitteen (sairauspoissaolotodistuksen). Poissaolotyypit näkyvät valintana poissaolon ilmoituslomakkeella työntekijälle, kun hän on lisäämässä poissaoloa.

Poissaolon voi lisätä ilman liitettä, vaikka valittu poissaolon tyyppi vaatisikin liitteen.  

Kyllä. Esihenkilöt ja heidän sijaisensa saavat automaattisen muistutusviestin, mikäli heillä on poissaoloja tai liitteitä odottamassa hyväksyntää yli seitsemän (7) päivää. Tämän jälkeen muistutusviesti lähetetään uudelleen kerran viikossa. 

Tarkastaja ja Hyväksyjä -rooleille ei lähtökohtaisesti aseteta sijaisia. Sijaistaminen on tarkoitus hoitaa siten, että tarkastus ja hyväksyntäoikeuksia voidaan antaa useammalle henkilölle ja loman aikana ”sijaistarkastajat ja hyväksyjät” käyvät hyväksymässä maksut vakituisten henkilöiden sijasta. 

Sijaistoiminto on sen sijaan käytössä poissaoloprosesseissa, mikäli niille on hyväksyntäkierto määriteltynä. 

Sijaisen voi asettaa esihenkilö itse, admin-HR-rooli sekä Integratan edustaja. Sijaisuudet pääsee asettamaan HumHum HR:n selainsovelluksessa klikkaamalla oikeasta yläkulmasta profiilikuvaketta ja valitsemalla ’Hallitse sijaisiasi’.

HumHum HR:n selainsovelluksen sivunavigaatiossa on HR-raportointi. Raportoinnin osalta palvelun käytön aloittaminen sovelluksen kautta vaatii Integratalta seuraavat toimet:

• lisätään mahdollisesti puuttuvat käyttäjät sovellukseen
• lisätään kaikille raportointikäyttäjille työsuhteet sovelluksessa
• konfiguroidaan raportit sovelluksessa.

Kysy lisää käytön aloittamisesta!

Integratan sovellus mahdollistaa myös lakisääteisen ESG-raportoinnin oman henkilöstön osalta. Raportti sisältää standardissa ’ESRS S1 Oma työvoima’ määriteltyjen julkistamisvaatimusten numeeriset tunnusluvut, palkka-avoimuusdirektiivin artiklassa 9 määritellyt raportointitiedot nais- ja miespuolisten työntekijöiden palkkaeroista sekä palkkauksen läpinäkyvyyttä tukevaa tietoa palkkajakaumista sekä palkankorotuksista.

Kysy lisää ESG-raportoinnista Integratan sovelluksella!