Maksatus
Integrata® Palvelualustan Maksut-toiminto on tietoturvallinen ja helppo tapa tarkistaa ja hyväksyä palkkojen maksuerät. Sovellus tekee maksuerän sisältöön automaattisia tarkastuksia, ja viestii niistä käsittelijöille.
Maksut-toimintoon on sovelluksessa pääsy vain erikseen määritellyille maksujen käsittelijöille. Maksuhistoria ja raportit ovat saatavilla yhdestä paikkaa ja palkkatiimi saa kätevästi tiedot prosessissa mahdollisesti liputetuista huomioista.
- Sovellus viestii notifikaatioilla ja muistutuksilla automaattisesti uuden tai erääntyvän maksuerän käsittelijöille.
- Maksukäsittelyä voi tehdä selaimessa tai mobiilissa.
Maksuprosessi
Maksatus-toiminnon käyttöönoton yhteydessä määritellään asiakaskohtaiset asetukset sekä palvelun prosessi.
Maksumääritykset
Maksukäsittelijätasoja voi olla kaksi tai yksi. Tasojen sisään asetetaan pakollinen hyväksyntämäärä, eli sovellukselle kerrotaan kuinka monen henkilön käsittely tason sisällä on riittävä. Yhdellä tasolla voi olla useita eri henkilöitä, ja asetusten puolesta voidaan asettaa niin että yhden henkilön kuittaus on riittävä.
- Yksi käyttäjä voi olla järjestelmässä vain yhdellä hyväksyntätasolla.
- Tasoja, eli rooleja on kaksi: Tarkastaja ja Hyväksyjä.
Maksuhyväksyntä on mahdollista ohittaa erikseen määriteltyjen maksuaineistojen osalta.
Sovellus integroidaan maksujärjestelmään.
Hyväksyntätasot ja niihin asetettavat henkilöt voidaan asettaa yrityskohtaisesti. Myös hyväksyjän oikeudet on mahdollista valita yrityskohtaisesti.
Kun maksuerä on käsitelty loppuun, siitä voidaan lähettää maksun hyväksyntäviesti haluttuun sähköpoostiosoitteeseen, esimerkiksi taloustoimistolle. Hyväksyntäviestin sisältö on:
- Yritys
- Summa
- Maksupvm
Jos hyväksyntätasoja on käytössä kaksi (Tarkastaja ja Hyväksyjä), voidaan Hyväksyjä-ryhmältä tarvittaessa ottaa pois oikeus nähdä henkilötason palkkaerittelyitä. Siinä tapauksessa Hyväksyjä-roolilla on nähtävissä vain:
- Maksuerän tiedot: Yritys, Summa, Kpl, Maksupvm
- Maksuerän käsittelijät ja roolit ja heidän mahdolliset lisäämät kommentit.
Hyväksyjältä voidaan kaksitasoisessa käsittelyprosessissa piilottaa tarkistamaton maksuerä.
- Uudesta maksusta tulee hyväksyjälle ilmoitus vasta tarkastuksen jälkeen.
- Jos maksuhyväksynnän takaraja on lähestymässä, lähettää järjestelmä notifikaation hyväksyjille, vaikkei erää ei vielä olisi tarkistettu.
- Tällä varmennetaan tilanteita, joissa tarkastaja on estynyt käsittelemään maksuerää.
Raportointi
Esimerkiksi tilintarkastajia varten voidaan selaimen käyttöliittymästä ottaa ulos yhteenvetoraportti kaikista yrityskohtaisista sovelluksen kautta hyväksytyistä maksuista. Raportti muodostuu halutulta ajanjaksolta yrityskohtaisesti pdf-muodossa.
Raportti sisältää:
- Hyväksyttyjen maksuerien yhteenvetotiedot: Summa ja pvm
- Maksutiedoston nimi
- Hyväksynnän ja tarkastajan nimi sekä aikaleimat sekä mahdolliset kommentit.
Raportti ei sisällä henkilötason palkkatietoja, ja tietoja säilytetään sovelluksessa kuusi vuotta.
Etkö löytänyt etsimääsi?
Ongelmia ohjeista huolimatta? Pulmatilanteissa pistä asiakaspalveluumme viestiä tai ota yhteyttä integratalaiseen asiantuntijaan.