Maksatus
Maksujen käsittely
Maksujen käsittelijärooli saa automaattisen ilmoituksen kun maksuerä odottaa tarkistusta tai hyväksyntää. Kun maksu on lopullisesti käsitelty se lähtee pankkiin maksettavaksi.
Maksut-toiminnossa näet listan käsittelyyn saapuneista maksuista, tai voit pureutua Palkkalaskelmahistoriaan. Luettelon oletusnäkymässä näet käsittelyä odottavat maksuerät. Voit suodattaa omaa näkymää käsittelyn tilan, yritys- tai maksuryhmätason, maksun tyypin, hyväksymistavan tai päivämäärän mukaan. Käsittelyä voi tehdä selainsovelluksen puolella tai mobiilisti, mutta selaimen puolella on hyödynnettävissä hieman enemmän työkaluja.
- Hyväksyjillä näytetään Hyväksy-painike. Tarkastajilla vastaavasti Tarkasta-painike
- Jos siirryt luettelosta maksuerän sisään, voit nähdä maksuerään liittyen omilla välilehdillä: Yhteenveto, Maksutapahtumat ja Palkkalaskelmat
Maksutietojen yhteenveto
Yhteenveto-välilehdellä näet ketkä tarkastajista ja hyväksyjistä ovat jo hyväksyneet/tarkastaneet maksun ja kellä se on odottamassa. Näet myös maksukohtaisia perustietoja, kuten maksupvm, maksutapahtumien kpl-määrä ja maksun tilanne.
- Käsittelijänä voit tarvittaessa katsoa yhteenvetoa maksuerään lisätyistä kommenteista
- Yhteenveto-välilehdellä näet myös ajantasaisen maksujen aikajanakaavion. Jos pankista on saatavilla maksupalaute, se tuodaan näkyväksi aikajanalle.
- Liiku välilehtien avulla tarkempiin henkilötason tietoihin
- Yhteenvedon lisäksi näet sivulla myös aikajanaikkunan maksuerän käsittelyvaiheista
- Maksujen yhteenvetoon nostetaan lisätiedoksi myös maksutiedoston nimi, joka auttaa tunnistamaan maksukohtaisen tarkennuksen, esim matkalaskut, UO- ta maksuryhmäkohtaisuus
Maksutapahtumat
Maksutapahtumat-välilehden kautta pääset tutustumaan maksuerän maksutapahtumiin ja palkkalaskelmiin.
Selainsovelluksessa Muuttuneet-otsikon alla näytetään muutokset edelliseen vastaavaan maksatukseen verrattuna. Muuttuneita tieotja voidaan näyttää, jos järjestelmässä on käsitelty edelliset kaksi vastaavaa erää.
- Erilaisia muutostyyppejä ilmaistaan eri symboleilla. Oletuksena kaikki valittuna – suodata näkymää jättämällä vain halutut suodatukset aktiivisiksi.
- Halutessasi voit siirtyä henkilötason palkkalaskelmaan sisään ja tarkistaa sen tiedot
- Yksittäisen palkkalaskelman voi liputtaa merkitsemällä se korjattavaksi
Palkkalaskelmat
Maksut-toiminnon Palkkalaskelmat-välilehdeltä pääset aakkostettavaan palkkalaskelmalistaukseen käsiksi.
Kuten Maksutapahtuma-välilehdellä, voit täällä liputtaa yksittäisten henkilöiden palkkalaskelmia Merkitse korjattavaksi -painikkeella. Löydät merkintäpainikkeen, jos siirryt yksittäisen palkkalaskelman sisään.
- Sarakkeet on järjestettävissä haluttuun järjestykseen joko esimerkiksi aakkostamalla käyttäjät tai summan perusteella suurimmasta pienempään
- Hakukenttää voi hyödyntää myös työntekijä-ID -hakuihin
- Palkkalaskelmista voi ladata lisätyökaluksi yhteenvedon
- Yhteenvedon voi ottaa ulos Palkkalaskelmat-välilehden oikeasta yläreunasta ”Lataa csv”-painikkeella
Palkkalaskelmahistoria
Palkkalaskelmahistoria on nähtävissä työntekijäkohtaisesti Palkkalaskelmavälilehdellä.
- Työntekijän vertailtavat palkkalaskelmat listautuvat saman maksuryhmän sisältä
- Jos käyttäjällä on toisesta maksuryhmästä historiaa, se ei näy kyseisen maksun tarkistajalle
Korjauspyyntö
Voit tehdä korjauspyynnön tai ns. liputtaa yksittäisen palkkalaskelman.
- Merkitse korjauspyyntö palkkalaskelmalle, tai aineiston hylkäyksen yhteydessä
- Kirjoita kommenttikenttään, miksi tämä on merkitty korjattavaksi ja tallenna.
- Maksua ei voida hyväksyä, mikäli se sisältää yhdenkin liputetun palkkalaskelman.
Korjauspyynnöt välitetään suoraan Integratan palkkapalvelu-tiimillenne hylkäyksen yhteydessä.
Maksun vahvistus tai hylkäys
Maksun hyväksynnästä/tarkastuksesta pyydetään vielä erillinen vahvistus. Vahvistamisen ohessa voit ottaa kantaa siihen, lähetetäänkö notifikaatio hyväksyjille.
- Jos olet hylkäämässä maksua, kysytään vielä hylkäyksen syy. Tämän kommentin lisäksi mahdolliset palkkalaskelmille tehdyt kommentit välitetään Integratan palkkapalvelu-tiimillenne.
- Hyväksynnän vahvistamiseen voit liittää vapaaehtoisen kommentin.
- Tarkasta voi tässä yhteydessä ottaa kantaa lähetetäänkö hyväksyjälle notifikaatio.
- Jos pankin päädystä saapuu maksupalaute, nousee se automaattisesti tiedoksi maksun aikajanalle.
- Jos pankin maksupalaute ilmoittaa maksuvirheestä, sen osalta lähtee varoitusviesti, ja varoitusikoni aikajanalle ja maksujen hyväksyntälistalle.
- Huomaathan, että maksupalautteet ovat pankkikohtaisia.
