Viestit
Viestikeskustelu
Kun siirryt viestiluettelosta viestikeskustelun sisään, voit seurata keskustelun etenemistä, ja lisätä siihen uuden viestin. Mobiilissa näet yksinkertaistetun version keskustelusta, mutta voit myös siellä jatkaa keskustelua. Selaimen näkymässä keskustelulla on roolista riippuen saatavilla useita erilaisia asetusvaihtoehtoja.
Viestikeskustelussa näet aina viimeisimmän lisätyn viestin tai tapahtuman alimpana, ja vanhemmat keskustelun viestit löydät selaamalla ylöspäin.
- Jokainen lisätty viesti löytyy omasta puhekuplastaan, ja viestikeskustelun tapahtumat, esim tila- tai käsittelijämuutos nousee keskustelun aikajanalle omana kenttänään.
Uuden viestin lisäys
- Lisää uusi viesti ruudun alareunasta löytyvään viestikenttään. Voit laajentaa kenttää oikeasta reunasta löytyvällä nuoli-symbolilla.
- Tekstin sisään voit merkitä @-merkillä toisia käyttäjiä tai rooleja, jolloin he saavat notifikaation maininnasta, vaikka eivät olisi keskustelun käsittelijöinä. Jotta merkinnän voi tehdä, täytyy henkilöllä olla ensin näkyvyys keskusteluun.
- Lataa mahdollinen liite keskusteluun klemmari-ikonilla, tai tiputa kuva kenttään liitteeksi.
- Sallitut liitteen tiedostomuodot = .jpeg, .jpg, .jfif, .pdf, .png, .doc, .docx, xls, .xlsx, .pptx, .ppt ja .txt
- Lähetä viesti keskustelun jatkoksi tekstikentän viereisestä painikkeesta ”Vastaa”. Jos toimintoa on teillä käyttöönotettu yrityksen sisäiseen viestintään, voit vastatessa vaihtaa viestin tilaa.
Viestikupla
Viestikuplan vasemmasta yläreunasta näet viestin kirjoittajan nimen ja aikaleiman.
- Kirjoittajan kuva näkyy, jos sellainen on oman yrityksen ympäristössä käyttöönotettu. Omaa profiilia voi myös säätää kuvan osalta. Integratalaisilla kuvaa ympäröi punainen väri, kun taas yrityksen oma henkilöstö näkyy vihreällä värillä.
- Kun viet hiiren Silmä-ikonin päälle, saat esiin nimiluettelon henkilöistä, jotka ovat käyneeet viestisi lukemassa.
- Kuplakohtaisesta pistevalikosta voit poistaa oman viestisi tai kopioida sen sisällön.
- Viestin muokkaus ei ole mahdollista.
Sisäinen kommentti
Sisäinen kommentti on tarkoitettu viestikeskustelun sisäiseksi muistioksi, joka näkyy vain valituille käyttäjärooleille.
- Sisäinen kommentti eroaa muista viestikuplista sillä, että se näkyy mustalla pohjalla (=tumma teema) ja sen silmä-ikoni näkyy lukittuna.
- Kirjoita uusi kommentti Lisää sisäinen kommentti –painikkeen kautta, joka on viestiketjussa tarjolla aina alimpana valintanappina.
- Valitse kommentille ennen lähettämistä haluttu rooli. Muut kuin valitun roolin mukaiset käyttäjät eivät näe kommenttia.
Viestiketjun yläviite
Viestikeskustelun ikkunassa näkyy oletuksena supistettu yläpalkki, jota laajentamalla saat esiin useampia asetusvaihtoehtoja.
- Yläviitteen perustiedoista löydät keskustelulle annetun otsikon, viestin ID:n sekä viestiketjun käsittelijän.
- Laajentamalla yläviitettä löydät viestikeskustelukohtaiset lisäasetukset.
- Esihenkilöt ja työntekijät eivät voi muokata asetuksia ilman lisäoikeuksia, eivätkä kentät näy kuin roolillisille viestien käyttäjille.
Yläpalkissa näkyy oman roolisi mukainen käsittelijäkenttä:
- Käsittelijä = Integratan asiakaspalvelija
- Asiakkaan käsittelijä = Voit tarvittaessa merkitä kenttään itsesi
Lisäasetukset
Keskustelun säilytysaika on vaihdettavissa kuudeksi vuodeksi. Oletuksena aina neljä vuotta.
Keskustelun käsittelyvaihe – tämä asetus ei Integratan asiakaspalveluvietsinnässä ole käytettävissä.
Viestiketjua aloittaessa valittu aihe, joka ohjaa esimerkiksi oletusnäkyvyyksiä.
Lista rooleista, jotka näkevät auki olevan keskustelun. Keskusteluun voi tarvittaessa kutsua lisää rooleja tai henkilöitä. Silmäikonista voit nopeasti tarkistaa henkilöt, joilla näkyvyys keskusteluun.
Lisäämällä sähköpostiosoitteen tähän kenttäään, sovellus lähettää sähköpostiviestin annettuun osoitteeseen.
Viestille annettu mahdollinen lisätieto.
- Liittyy henkilöön: Tämä ei vaikuta viestiketjun näkyvyyteen, antaa lisätietoa vastaanottajalle.
- Liittyy yritykseen: Lisätietoja ja suodatusoptio viestiluettelossa. Käyttäjillä voi olla myös yrityskohtaisia rooleja, jolloin tämä valinta ohjaa näkyvyyttä.
Käsittelijä-kentässä Integratan asiakaspalvelijan nimi. Asiakkaan käsittelijä -kenttä on vapaaehtoinen lisätieto, jota esimerkiksi HR-käsitttelijä voi käyttää työnjakoa selventämään.
Käyttäjätunnuksestasi riippuen sinulle oleellinen käsittelijäkenttä näkyy oletuksena oikeassa yläreunassa.
- Käsittelijä = Integratan asiakaspalvelija
- Asiakkaan käsittelijä = Oman yrityksen käsittelijätieto
Viestin lähettäjän profiilikortti
Viestilistauksessa näkyy viimeisimmän viestin lähettäjän kuva. Profiilikuva näkyy myös viestikeskustelussa viestikohtaisesti. Profiilikuvan päältä aukeaa selaimessa profiilikortti, josta näkee nopeasti tarkempia tietoja henkilöstä.
- Integratan henkilöstön kuvissa punainen kehys ja asiakkaan henkilöillä vihreä kehys. Näin on helpompi erottaa mistä organisaatiosta keskustelun osallistujat ovat.
- Käyttäjäkortin yritystietoa hallitaan Integratan admin käyttöliittymässä, tai henkilötietoliittymällä. Yritystietona voi olla myös maksuryhmä.
Ratkaistut viestit
Kun Viestiketju merkitään tilaltaan ratkaistuksi, on sen käsittely siinä kohtaa suljettu. Aloita uusi viesti uudesta aiheesta.
- Tarvittaessa voit kuitenkin täydentää jo olemassa olevaa keskustelua avaamalla sen uudestaan. Keskustelun tila päivittyy silloin Avoimeksi.
- yli 30 päivää ratkaistuna olleet keskustelut suljetaan, eikä niihin voi sen jälkeen enää lisätä viestejä.
- Ratkaistut keskustelut säilyy näkymissä oletuksena neljä vuotta.
- Löydät ratkaistut keskustelut valmiin näkymäsuodatuksen (Kaikki viestit tai Kaikki ratkaistut) alta.
Palautelomake
Integratan asiakaspalvelun ratkaisemista viesteistä aukeaa automaattisesti palautekyselylomake viestikeskustelun alaosaan. Palautekyselyn kieli muokkautuu käytössä olevan selaimen asetusten mukaiseksi.
- Palautelomake pyytää arviota 1-5, ja seuraavalla sivulla vastauksen perusteella nouseva vapaa teksti-kysymys.
- Myös mahdolliselle sähköpostivastaanottajalle lähtee viimeisessä viestissä palautekysely
