Viestit
Viestit Mobiilissa
Viestit-toiminto on mahdollista ottaa käyttöön myös mobiilisovelluksessa. Mobiilin Viestit on karsitumpi versio selaimen Viesteihin verrattuna, ja soveltuukin hyvin työntekijöiden ja esihenkilöiden viestintätarpeisiin.
Viestintä tapahtuu mobiilissa samoin periaattein kuin selaimessakin. Ja toiminnallisuus on näkyvissä työntekijöille vain, jos se on käyttöönotettu tähän tarkoitukseen.
Uusi viesti mobiilissa
Valitse alapaneelista Viestit-toiminnallisuus (=puhekupla-symboli)
- Paina ”Lähetä uusi viesti”
- Lisää viestille tarvittavat tiedot, ja lähetä se eteenpäin nuoli-näppäimellä.
Lisää uuteen viestiin tarpeelliset lisätiedot
Aiheen lyhyt kuvaus
Valitse aihettasi parhaiten vastaava viestikategoria
Jos selainsovelluksessa tai mobiilissa olet lähettämässä viestiä esihenkilöllesi, voit kategorian ohessa tehdä valinnan, lähetetäänkö viesti myös esihenkilösi mahdolliselle sijaiselle. Sijaisen pitää olla lähetyksen hetkellä aktiisena esihenkilön tiedoissa.
Kategoriavalinta voi olla myös kaksitasoinen. Tällä asetusmahdollisuudella jaotellaan pidempää kategorialistausta ja parannetaan käytettävyyttä. Jos ryhmiä ei ole asetettu, käyttöliittymä on alla olevan kuvan mukainen. Mikäli ryhmä-taso on käytössä, näytetään ensimmäisenä alasvetovalikkona ryhmä-valinta.
Kaikilla roolillisilla käyttäjillä on mahdollista tarkistella niin selainversiossa kuin mobiilissa, ketkä ovat osallisena viestikeskustelussa.
Jos käyttäjäroolisi sen sallii, voit myös tarvittaessa lisätä viestille rooleja tai käyttäjiä, joilla pääsy aloittamaasi viestiketjuun. Oletuksena valmiina asiakaskohtaisesti kategorioittain säädetyt oletusvastaanottajat. Työntekijäroolissa ei voi lisätä rooleja tai käyttäjiä. Työntekijä voi vain ottaa knataa siihen, lähetetäänkö viestiketju myös esihenkilön sijaiselle, jos vastaanottajaksi on määritelty oma esihenkilö.
- Paina tarvittaessa Muuta-painiketta ja valitse tarvittavat roolit ja käyttäjät.
- Roolikohtaisesti voit tarkistaa nimilistan.
Selaimen kautta silmäikonista voit tarkistaa ajantasaisen vastaanottajalistan. Yritysvalinta saattaa päivittää nimilistaa, jos käyttäjillä on yrityskohtaisia näkyvyysoikeuksia. Mobiilisovelluksessa keskustelun yläosassa on nähtävissä Keskustelun näkyvyys-painike, jonka kautta osallistujalista on nähtävissä.
Voit lähettää selainsovelluksesta sähköpostiviestiä tähän kenttään lisättyyn sähköpostiosoitteeseen.
- Saatavilla vain selaimessa, ja muokkausmahdollisuus vain viestien käsittelijäroolilla.
- Huomaathan sähköpostiominaisuuksien hyödyntämisessä tietoturva-aspektin.
Jos teillä sisältyy konserniin useampi yritys tai jos koko henkilöstö löytyy sovelluksen käyttäjistä voit tarvittaessa valita valikosta tietyn yrityksen tai hakea henkilön nimen, jos se on viestisi kannalta oleellista. Voit lisätä tiedon ja nähdä tiedon, jos sinulla on jokin viestien käsittelijärooleista tai olet esihenkilö, ja jos käytät selainsovellusta.
- Lisätieto auttaa vastaanottajaa ja nopeuttaa asian käsittelyä.
- Työntekijän lähettämään viestiin nousee yritystieto automaattisesti työsuhteen mukaisesti.
- Esihenkilö voi valita omasta yrityksestä tai alaistensa yrityksistä.
- Kenttä ei ole käytössä mobiilissa!
- Jos uutta viestiketjua luodessa valitaan viestiketjuun liittyvä henkilö, sovellus pyrkii tarjoamaan viestiketjuun liittyvän yrityksen automaattisesti. Viestiketjun sisällä tehty henkilövalinta ei automaattisesti muuta yritystietoa.
Yritys-tiedon pohjalta voidaan myös suodattaa viestiluetteloa, ja rajata käyttäjäkohtaisesti näkyvyyttä.
Lisätiedoksi lisätylle henkilölle ei lähde mitään infoa viestistä.
Kerro vapaasanaisesti aiheestasi. Käytä halutessasi tekstieditorin vaihtoehtoja viestin muotoiluun, tai liitä tekstiin kuvia. Selaimessä voit myös hyödyntää tallennettuja viestipohjiasi.
Mobiilissa ei ole saatavilla tekstimuotoilua.
Viesti-laatikon klemmari-ikonista painamalla voit ladata koneeltasi liitteen.
Viestien käsittely
Uusi viesti ohjautuu valitun viestikategorian mukaisille käsittelijärooleille. Rooliin kuuluva käyttäjä saa uudesta viestistä sähköpostiinsa automaattisen notifikaation.
Myös sinä saat sähköpostiviestin tai notifikaation, kun kysymykseesi on vastattu. Tarvittaessa voit myös viestin sisältöosassa @-merkillä tägätä käyttäjän. Tägätty käyttäjä saa erillisen notifikaation ilmoitusasetustensa mukaisesti, ja voi seurata keskusteluja joissa hän on tägättynä selaimen oletusnäkymässä ”Olen osallistujana”.
Käsittelijäroolilta vastuutettu henkilö ottaa viestikeskustelun itselleen haltuun, jonka jälkeen keskustelulta löytyy ”Käsittelijän” nimi. Kenttä on käytössä selaimen puolella, mutta ei mobiilissa, ja se näkyy roolillisille käyttäjille.
- Integratan asiakaspalveluviestinnässä Käsittelijäksi asetetaan Integratan asiantuntija
- Omasta sisäisestä roolinjaosta riippuen voit hyödyntää Asiakkaan käsittelijä -valintaa
Viestikeskustelussa käytetään asian edistämistä kuvaavia tiloja: Uusi, Avoin, Odottaa ja Ratkaistu. Kun asiasi on käsitelty, keskustelun tilaksi asetetaan Käsittelijän toimesta Ratkaistu-tila. Käsittelyn tilat ovat näkyvissä vain selaimen puolella. Voit avata viestikeskustelun erilliseen selainikkunaan hiiren oikealla painikkeella. Yksittäinen oma viesti on tarvittaessa mahdollista poistaa viestikeskustelusta roskis-ikonin kautta.
Vanhat keskustelut säilytetään järjestelmässä oletuksena neljä vuotta.