Hyväksyntäkierto

Jos työntekijöiden tapahtumille, esimerkiksi sairauspoissaoloille tai dokumenteille on valittu hyväksyntäkierto, tapahtuma menee seuraavaan portaaseen käsiteltäväksi, joko omalle esihenkilölle tai HR:lle. HR-roolille voidaan myös antaa omaan näkymään mahdollisuus käsitellä tapahtumia esihenkilön puolesta. Esihenkilö voi myös asettaa itselleen sijaisen poissaolon ajaksi.

Hyväksyntään saapuneita tapahtumia voi käsitellä mobiilissa tai selaimessa.

Hyväksyttävät-näkymässä hyväksyttävissä kaikki käytössä olevat tapahtumatyypit: Lomarahavaihdot, dokumentit ja poissaolot

• Hyväksyjä näkee uudet, hyväksytyt ja hylätyt tapahtumat
• Uusista hyväksyntään saapuvista tapahtumista tulee ilmoitus
• Tapahtumien suodatus onnistuu käsittelyn tilan, tiimiläisen nimen, sijaistettavan ja tapahtumatyypin mukaan
• Tallennettu suodatusvalinta jää aktiiviseksi
• Hyväksyttävien listaus ei näytä sijaisuuksia oletuksena vaan ne on suodatettava erikseen listaan
• Jos esihenkilö lähettää tapahtuman tai dokumentin työntekijän puolesta, tulee tapahtumalle automaattisesti esihenkilön hyväksyntä, eikä sitä tarvitse enää erikseen kuitata hyväksytyksi

• Hyväksyjä voi tarvittaessa muokata tapahtuman tietoja
• Hyväksyjälle näkyy huomioteksti, jos työntekijä on lähettänyt poissaolon ilman liitettä, vaikka se olisi pakollinen. Poissaolo on harkinnan mukaan mahdollista hyväksyä, mutta liitettä ei voi enää hyväksynnän jälkeen lisätä.
• Jos HR-roolille on annettu lisäoikeudet tapahtumiin, voi HR-roolilainen hallinnoida ja seurata tapahtumia esihenkilön puolesta. Tapahtumista ei tule HR:lle ilmoituksia, mutta ne on tarvitusti suodatettavissa Hyväksyttävät-valikon kautta

Lomarahavaihtojen hyväksyntä

Lomarahavaihdoille mahdollinen hyväksyntäkierto säädetään aina vaihtojaksoa avatessa. Lomarahojen vaihtopyynnöt hyväksyy aina joko esihenkilö tai HR, eikä niille ole mahdollista asettaa kaksitasoista hyväksäntäkiertoa.

• Hyväksyjä saa notifikaation uudesta hyväksyntää odottavasta lomarahavaihdosta
• Hyväksyjä voi selaimessa kuitata useita lomarahavaihtotapahtumia yhdellä kertaa Valitse useita -painikkeen avulla, kun suodatusvalinnoista löytyy Tila: Odottava ja Tyyppi: Lomarahan vaihto

• Hyväksyjä voi tilanteen mukaan kuitata vaihdon hyväksytyksi, tai Hylätä/Palauttaa anomuksen.

Kaksitasoinen hyväksyntäkierto

Kaksitasoinen hyväksyntäkierto on vaihtoehtoinen asetus, jolla ohjataan poissaolo tai dokumentti hyväksyttäväksi oman esihenkilön jälkeen myös HR-roolilaiselle.

• Jos oma esihenkilö on HR-roolilla, tapahtuma ei kulje kahden tason jälkeen, vaan se tulee ensimmäisen kuittauksen jälkeen kokonaan hyväksytyksi
• HR:n hyväksyntää odottava tapahtuma näkyy tila-tiedolla: Odottaa HR:n hyväksyntää
• Käytettävissä suodatus tilan mukaan: Odottava
• Jos pelkkä HR-hyväksyntäkierto on asetettu, ei esihenkilöille näy Hyväksyttävät-valikkoa

Notifikaatiot ja muistutukset

Uusista käsiteltävistä tapahtumista menee aina esihenkilölle ja sijaiselle push-notifikaatio sekä sähköposti, omien ilmoitusasetusten mukaisesti. 

• Esihenkilöt ja heidän sijaisensa saavat muistutusviestin hyväksymättömistä sairauspoissaoloista tai liitteistä, jos heillä on poissaoloja tai liitteitä odottamassa hyväksyntää yli 7 päivää. Tämän jälkeen muistutusviesti lähetetään uudelleen kerran viikossa. 
• Kaksitasoisessa hyväksyntäkierrossa, HR saa notifikaation uudesta käsiteltävästä tapahtumasta, kun esihenkilö on sen hyväksynyt
• Työntekijälle lähtee notifikaatio, kun tapahtuma on hyväksytty tai hylätty
• Työntekijä saa myös muistutuksia kolmen päivän jälkeen päivittäin, jos poissaolo odottaa vielä hyväksymättömänä ja ilman vaadittua liitettä

Sijaisuuden hallinta

Esihenkilö voi asettaa itselleen sijaisen poissaolon ajaksi

• Löydät Hallitse sijaisia -valikon selaimessa oikean ylänurkan profiilikuvakkeen alta tai mobiilissa Asetukset-sivulta
• Sijaisen voi asettaa toistaiseksi voimassaolevaksi tai tietylle aikajaksolle
• Sijaiseksi voi asettaa toisen käyttäjän. Jos sijainen ei ole esihenkilö, onnistuu sijaisen hyväksynnät vain selainsovelluksessa
• Sijainen voi toimia puolesta ja saa ilmoitukset uusista tapahtumista
• Sijainen voi myös lähettää esihenkilön alaisen puolesta dokumentin
• Sijaisia voi olla yksi tai useampia
• Sijaisuuksia ei ole mahdollista ketjuttaa
• Jos esihenkilöllä ei ole vielä sijaista, sovellus ehdottaa asetusta automaattisesti

Sijaisen lisääminen esihenkilön puolesta

Pääkäyttäjä-roolilla on oikeus lisätä sijaisia esihenkilön puolesta.

• Siirry Henkilöstö-valikkoon ja etsi esihenkilöä nimellä
• Avaan käyttäjän kortti, ja lisää sijainen Tämän esihenkilön sijaiset -välilehdellä