Viestit
Viestit-toiminto mahdollistaa turvallisen viestinnän henkilöstö- ja palkkahallintoon liittyvissä asioissa sekä toimii Integratan asiakaspalvelukanavana. Toimintoa voidaan käyttöönottaa myös teknologiana asiakkaan omassa ympäristössä viestimiseksi.
Integratan sovelluksen Viestit-toiminto nopeuttaa viestiketjujen hallintaa, sillä viestit voidaan ohjata oikeille tahoille nopeasti. Keskustelut muodostuvat yksittäisistä viesteistä ja yhteyshenkilön vaihtuessa roolien avulla siirto sujuu vaivattomasti, ilman että viestihistoria jää sähköpostiin. Myös tuuraustilanteissa on helppo liittyä ajankohtaiseen keskusteluun. Viestit säilytetään vain tarvittavan ajan, ja järjestelmä vastaa arkiston tyhjentämisestä.
Viestit-toiminto
- Katso alta ohjeet miten uusi viestikeskustelu avataan.
- Tutustu myös ohjevideoihin!
Lähetä uusi viesti selaimessa
Löydät Viestit-toiminnon selaimen vasemmalla näkyvästä paneelista.
- Valitse painike ”Lähetä uusi viesti”
- Lisää avautuvaan viesti-ikkunaan tarvittavat lisätiedot ja kirjoita asiasi vapaasanaisesti.
- Käyttäjäroolistasi rippuen sinulle voi näkyä useampia lisätietokenttiä, joihin voit tarkentaa aihettasi.
- Jos poistut näkymästä, voit valita tallennetaanko aloittamisi viestiluonnos
- Voit katsoa alta tarkemmat kenttien selitykset, tai siirtyä seuraamaan mobiilisovelluksen ohjetta.
Lisää uuteen viestiin tarpeelliset lisätiedot
Aiheen lyhyt kuvaus
Valitse aihettasi parhaiten vastaava viestikategoria
Jos käyttäjäroolisi sen sallii, voit tarvittaessa lisätä viestille rooleja tai käyttäjiä, joilla pääsy aloittamaasi viestiketjuun. Oletuksena valmiina asiakaskohtaisesti kategorioittain säädetyt oletusvastaanottajat. Näkyvyyksiä ei voi muokata mobiilissa.
- Paina tarvittaessa Muuta-painiketta ja valitse tarvittavat roolit ja käyttäjät.
- Roolikohtaisesti voit tarkistaa nimilistan.
Silmäikonista voit tarkistaa ajantasaisen vastaanottajalistan. Yritysvalinta saattaa päivittää nimilistaa, jos käyttäjillä on yrityskohtaisia näkyvyysoikeuksia.
Voit lähettää sovelluksesta sähköpostiviestiä tähän kenttään lisättyyn sähköpostiosoitteeseen.
- Saatavilla vain selaimessa, ja muokkausmahdollisuus vain viestien käsittelijäroolilla.
- Huomaathan että sähköpostiominaisuuksien hyödyntämisessä tietoturva-aspektin.
Jos teillä sisältyy konserniin useampi yritys tai jos koko henkilöstö löytyy sovelluksen käyttäjistä voit tarvittaessa valita valikosta tietyn yrityksen tai hakea henkilön nimen, jos se on viestisi kannalta oleellista. Voit lisätä tiedon ja nähdä tiedon, jos sinulla on jokin viestien käsittelijärooleista tai olet esihenkilö.
- Lisätieto auttaa vastaanottajaa ja nopeuttaa asian käsittelyä.
- Työntekijän lähettämään viestiin nousee yritystieto automaattisesti työsuhteen mukaisesti.
- Esihenkilö voi valita omasta yrityksestä tai alaistensa yrityksistä.
- Kenttä ei ole käytössä mobiilissa!
- Jos uutta viestiketjua luodessa valitaan viestiketjuun liittyvä henkilö, sovellus pyrkii tarjoamaan viestiketjuun liittyvän yrityksen automaattisesti. Viestiketjun sisällä tehty henkilövalinta ei automaattisesti muuta yritystietoa.
Yritys-tiedon pohjalta voidaan myös suodattaa viestiluetteloa, ja rajata käyttäjäkohtaisesti näkyvyyttä.
Lisätiedoksi lisätylle henkilölle ei lähde mitään infoa viestistä.
Kerro vapaasanaisesti aiheestasi. Käytä halutessasi tekstieditorin vaihtoehtoja viestin muotoiluun, tai liitä tekstiin kuvia.
Mobiilissa ei ole saatavilla tekstimuotoilua.
Viesti-laatikon klemmari-ikonista painamalla voit ladata koneeltasi liitteen.
Viestien käsittely
Uusi viesti ohjautuu valitun viestikategorian mukaisille käsittelijärooleille. Rooliin kuuluva käyttäjä saa uudesta viestistä sähköpostiinsa automaattisen notifikaation.
Myös sinä saat sähköpostiviestin tai notifikaation kun kysymykseesi on vastattu.
Käsittelijäroolilta vastuutettu henkilö ottaa viestikeskustelun itselleen haltuun, jonka jälkeen keskustelulta löytyy ”Käsittelijän” nimi. Kenttä on käytössä selaimen puolella, mutta ei mobiilissa, ja se näkyy roolillisille käyttäjille.
- Integratan asiakaspalveluviestinnässä Käsittelijäksi asetetaan Integratan asiantuntija
- Omasta sisäisestä roolinjaosta riippuen voit hyödyntää Asiakkaan käsittelijä -valintaa
Viestikeskustelussa käytetään asian edistämistä kuvaavia tiloja: Uusi, Avoin, Odottaa ja Ratkaistu. Kun asiasi on käsitelty, keskustelun tilaksi asetetaan Käsittelijän toimesta Ratkaistu-tilaan. Käsittelyn tilat ovat näkyvissä vain selaimen puolella.
Vanhat keskustelut säilytetään järjestelmässä oletuksena neljä vuotta.
Katso demovideot
Demovideoilla ohjeet Viestit-toiminnon käyttämiseen sekä viestinäkymän muokkaamiseen.