Viestit
Viestit-toiminto mahdollistaa turvallisen viestinnän henkilöstö- ja palkkahallintoon liittyvissä asioissa sekä toimii Integratan asiakaspalvelukanavana. Toimintoa voidaan käyttöönottaa myös teknologiana asiakkaan omassa ympäristössä viestimiseksi.
HumHum HR:n Viestit-toiminto nopeuttaa viestiketjujen hallintaa, sillä viestit voidaan ohjata oikeille tahoille nopeasti. Keskustelut muodostuvat yksittäisistä viesteistä ja yhteyshenkilön vaihtuessa roolien avulla siirto sujuu vaivattomasti, ilman että viestihistoria jää sähköpostiin. Myös tuuraustilanteissa on helppo liittyä ajankohtaiseen keskusteluun. Viestit säilytetään vain tarvittavan ajan, ja HumHum HR vastaa arkiston tyhjentämisestä.
Viestit-toiminto
- Katso alta ohjeet miten uusi viestikeskustelu avataan.
Lähetä uusi viesti selaimessa
Löydät Viestit-toiminnon selaimen vasemmalla näkyvästä paneelista.
- Valitse painike ”Lähetä uusi viesti”
- Lisää avautuvaan viesti-ikkunaan tarvittavat lisätiedot ja kirjoita asiasi vapaasanaisesti.
- Käyttäjäroolistasi rippuen sinulle voi näkyä useampia lisätietokenttiä, joihin voit tarkentaa aihettasi.
- Voit katsoa alta tarkemmat kenttien selitykset, tai siirtyä seuraamaan mobiilisovelluksen ohjetta.
Lisää uuteen viestiin tarpeelliset lisätiedot
Aiheen lyhyt kuvaus
Valitse aihettasi parhaiten vastaava viestikategoria
Jos käyttäjäroolisi sen sallii, voit tarvittaessa lisätä viestille rooleja, joilla pääsy aloittamaasi viestiketjuun. Oletuksena valmiina asiakaskohtaisesti kategorioittain säädetyt oletusvastaanottajat. Näkyvyyksiä ei voi muokata mobiilissa.
Voit lähettää HumHumista sähköpostiviestiä tähän kenttään lisättyyn sähköpostiosoitteeseen.
- Saatavilla vain selaimessa, ja muokkausmahdollisuus vain viestien käsittelijäroolilla.
Jos teillä sisältyy konserniin useampi yritys tai jos koko henkilöstö löytyy HumHum HR käyttäjistä voit tarvittaessa valita valikosta tietyn yrityksen tai hakea henkilön nimen, jos se on viestisi kannalta oleellista. Voit lisätä tiedon, jos roolisi on jokin viestien käsittelijärooleista tai esihenkilö.
- Lisätieto auttaa vastaanottajaa ja nopeuttaa asian käsittelyä.
- Yritys-tiedon pohjalta voidaan myös suodattaa viestiluetteloa, ja rajata käyttäjäkohtaisesti näkyvyyttä.
- Kenttä ei ole käytössä mobiilissa!
- Jos uutta viestiketjua luodessa valitaan viestiketjuun liittyvä henkilö, HumHum pyrkii tarjoamaan viestiketjuun liittyvän yrityksen automaattisesti.
- Viestiketjun sisällä tehty henkilövalinta ei automaattisesti muuta yritystietoa.
- Lisätiedoksi lisätylle henkilölle ei lähde mitään infoa viestistä.
- Esihenkilö voi valita omasta yrityksestä tai alaistensa yrityksistä.
Kerro vapaasanaisesti aiheestasi. Käytä halutessasi tekstieditorin vaihtoehtoja viestin muotoiluun, tai liitä tekstiin kuvia.
Mobiilissa ei ole saatavilla tekstimuotoilua.
Viesti-laatikon klemmari-ikonista painamalla voit ladata koneeltasi liitteen.
Viestien käsittely
Uusi viesti ohjautuu valitun viestikategorian mukaisille käsittelijärooleille. Rooliin kuuluva käyttäjä saa uudesta viestistä sähköpostiinsa automaattisen notifikaation.
Myös sinä saat sähköpostiviestin tai notifikaation kun kysymykseesi on vastattu.
Käsittelijäroolilta vastuutettu henkilö ottaa viestikeskustelun itselleen haltuun, jonka jälkeen keskustelulta löytyy ”Käsittelijän” nimi. Tieto näkyy selaimen puolella, mutta ei mobiilissa.
- Integratan asiakaspalveluviestinnässä Käsittelijäksi asetetaan Integratan asiantuntija
- Omasta sisäisestä roolinjaosta riippuen voit hyödyntää Asiakkaan käsittelijä -valintaa
Viestikeskustelussa käytetään asian edistämistä kuvaavia tiloja: Uusi, Avoin, Odottaa ja Ratkaistu. Kun asiasi on käsitelty, keskustelun tilaksi asetetaan Käsittelijän toimesta Ratkaistu-tilaan. Käsittelyn tilat ovat näkyvissä vain selaimen puolella.
Vanhat keskustelut säilyy HumHum HR:ssa oletuksena neljä vuotta.
