Käyttäjäroolit

HR-rooli on käyttöoikeuksiltaan oletuksena laajin sovelluksen käyttäjärooli, koska sillä on pääsy eri toimintojen ylätasoon. Lisäoikeuksia on toimintokohtaisesti mahdollista jakaa muille rooleille.

HR-rooli asetetaan käyttöönoton yhteydessä erikseen määritellyille käyttäjille Integratan toimesta. Tämä rooli voidaan asettaa yrityskohtaisesti, joilloin käyttäjä näkee vain omaa yritystään koskevaa viestintää. HR-roolilla hallinnoitaviin muihin toimintoihin yritysrajaus ei vaikuta.

HR-roolilla on omien uniikkien oikeuksien lisäksi, myös työntekijäroolin oikeudet.

Usein HR-rooli sidotaan oletusvastaanottajaksi palkka-aiheisiin keskusteluihin. Viestien osalta voidaan asettaa näkyvyys yrityskohtaisesti niin, että käyttäjä näkee vain omaa yritystä koskevia viestejä.

• HR-rooli on Viesteissä käsittelijärooli, jolla on laajemmat viestiasetusten säätömahdollisuudet
• Voi valita käyttäjäkohtaisista ilmoitusasetuksista itselle sopivat säädöt
• Jos viestien Tunnistehallinta on aktivoitu, voi HR-roolilla hallita käytössä olevia tunnisteita ja tunnistetyyppejä

HR-rooli voi oletuksena julkaista ja muokata tiedotteita. HR-roolilla on pääsy muokkaamaan muidenkin samalla roolilla olevien käyttäjien tiedotteita.

Tarvittaessa tämä hallinnointioikeus voidaan antaa toiselle roolille.

HR-roolille voidaan erillisellä asetuksella avata oikeus nähdä ja hyväksyä esihenkilöiden puolesta sairauspoissaoloja ja dokumentteja. Asetuksella kaikki HR-roolilaiset näkevät kaikkien yritysten tilanteen luotujen tapahtumien osalta.

Erikseen on mahdollista rajata HR-roolilta lääkärintodistukset näkyvistä.

HR-roolilla avataan oletuksena lomarahojen vaihtojakso, ja seurataan vaihtopyyntöjen tilannetta. Tarvittaessa hallinnointioikeus voidaan antaa toiselle roolille.

Vaihtopyyntöjen hyväksyjäksi voi asettaa HR:n.

Talous-rooli asetetaan käyttöönoton yhteydessä erikseen määritellyille käyttäjille Integratan toimesta, ja sitä käytetään Viestit-toiminnon yhteydessä.

Talous-rooli annetaan usein kirjanpitäjälle, tai muulle yrityksen talousasioista vastaavalle henkilölle, esimerkiksi matka- ja kuluhallinnan käsittelijät.

Talous-rooli on Viesteissä asiakkaan käsittelijärooli, jolla on laajemmat viestiasetusten säätömahdollisuudet. Voi valita roolikohtaisista ilmoitusasetuksista itselle sopivat säädöt.

• Yrityskohtainen näkyvyys viesteihin mahdollinen

Tarkastaja-rooli asetetaan erikseen määritellyille käyttäjille Integratan toimesta, ja sitä käytetään Maksatus-toiminnon yhteydessä.

Maksujen tarkastaja on usein päätarkastajan oloinen käyttäjärooli. Tällä roolilla käydään läpi henkilötason tarkastuksia esimerkiksi palkanmaksun osalta. Tarkastajan oikeudet:

• Näkee yrityskohtaisesti listan maksuista annettujen oikeuksien mukaisesti
• Voi avata maksun tarkemmat tiedot sekä siihen liittyvät palkkalaskelmat
• Tarkastaja voi merkitä maksun tarkastetuksi tai hylätä sen
• Mahdollisuus saada yrityskohtainen yhteenvetoraportti maksuista (pdf)
• Maksujen tarkastaja voi määrittää, laittaako hyväksyjälle notifikaation 
• Tarkistuksen voi tehdä mobiilissa tai selaimessa.

Tarkastaja ei ole viestien käsittelijärooli, mutta sillä on mahdollista lähettää viestiä, jos roolin käytössä on valittavia kategorioita.

Hyväksyjä-rooli asetetaan erikseen määritellyille käyttäjille Integratan toimesta, ja sitä käytetään Maksatus-toiminnon yhteydessä.

Maksujen hyväksyjä-roolia voidaan käyttää kuten tarkastajaa, tai hyväksyjälle voidaan asettaa rajattu näkyvyys henkilötason tietojen osalta. Hyväksyjältä voidaan myös piilotta tarkastamaton maksuerä.

• Näkee yrityskohtaisesti listan maksuista annettujen oikeuksien mukaisesti
• Voi avata maksun tarkemmat tiedot sekä siihen liittyvät palkkalaskelmat
• Hyväksyjä voi merkitä maksun tarkastetuksi tai hylätä sen
• Mahdollisuus saada yrityskohtainen yhteenvetoraportti maksuista (pdf)
• Hyväksynnän voi tehdä mobiilissa tai selaimessa.

Hyväksyjä ei ole viestien käsittelijärooli, mutta sillä on mahdollista lähettää viestiä, jos roolin käytössä on valittavia kategorioita.

Tekninen-rooli asetetaan käyttöönoton yhteydessä erikseen määritellyille käyttäjille Integratan toimesta, ja sitä käytetään Viestit-toiminnon yhteydessä.

Tekninen-rooli annetaan usein yrityksen IT-ihmisille, jotka hoitavat esimerkiksi järjestelmäintegraatioihin liitännäisiä asioita.

Tekninen-rooli on Viesteissä asiakkaan käsittelijärooli, jolla on laajemmat viestiasetusten säätömahdollisuudet. Voi valita roolikohtaisista ilmoitusasetuksista itselle sopivat säädöt.

• Yrityskohtainen näkyvyys viesteihin mahdollinen

Järjestelmä-rooli asetetaan käyttöönoton yhteydessä erikseen määritellyille käyttäjille Integratan toimesta, ja sitä käytetään Viestit-toiminnon yhteydessä.

Järjestelmä-rooli annetaan usein yrityksen järjestelmäkohtaisille yhteyshenkilöille, joiden työtehtävät painottuvat johonkin tiettyyn järjestelmään tai osa-alueeseen.

Järjestelmä-rooli on Viesteissä asiakkaan käsittelijärooli, jolla on laajemmat viestiasetusten säätömahdollisuudet. Voi valita roolikohtaisista ilmoitusasetuksista itselle sopivat säädöt.

• Yrityskohtainen näkyvyys viesteihin mahdollinen

Yhteyshenkilö-rooli asetetaan käyttöönoton yhteydessä erikseen määritellyille käyttäjille Integratan toimesta, ja sitä käytetään Viestit-toiminnon yhteydessä.

Yhteyshenkilö-rooli voidaan antaa esimerkiksi niissä tilanteissa, kun halutaan rajata käytävää viestinnän osa-aluetta vain tietyille henkilöille näkyväksi.

Yhteyshenkilö-rooli on Viesteissä asiakkaan käsittelijärooli, jolla on laajemmat viestiasetusten säätömahdollisuudet. Voi valita roolikohtaisista ilmoitusasetuksista itselle sopivat säädöt.

• Yrityskohtainen näkyvyys viesteihin mahdollinen

Esihenkilön käyttöoikeus ja tiimiläiset tuodaan käyttäjälle henkilötietoliittymässä. Saadakseen oikeuden, esihenkilöllä pitää olla alaisia työntekijöitä tuotavassa aineistossa.

• Esihenkilö voi käyttää mobiilisovellusta tai selaimen käyttöliittymää.

Jos yrityksellä on laajennettu Viestit-toimintoa yhteyshenkilöiden ja asiakaspalvelun lisäksi myös muulle henkilöstölle, voi esihenkilökin lähettää viestin.

• Esihenkilö voi olla myös oletusvastaanottaja omien alaisten viesteille
• Esihenkilöille käyttöönotetaan tarvetta vastavaat omat kysymyskategoriat
• Esihenkilö ei muiden käsittelijäroolien, kuten HR tai Talous, tapaan ole yhteinen käyttäjärooli. Eli esihenkilöroolin puolesta ei ole pääsyä muihin samalla roolilla näkyviin keskusteluihin.
• Esihenkilö voi avata yhteisen tiimiviestin omille alaisille jos koko henkilöstö käyttää Viestit-toimintoa
• Esihenkilön oikeus säätää viestikeskustelukohtaisia asetuksia (esim. tilahallinta) on erikseen käyttöönotettava ominaisuus

Jos sairauspoissaolojen tai dokumenttien toimituksen osalta on käyttöönotettu hyväksyntäkierto, voi esihenkilö:

• Hyväksyä tai hylätä työntekijän lähettämiä tapahtumia
• Hyväksyä työntekijän lähettämiä poissaolotodistuksia tai muita dokumentteja
• Muokata hyväksyntään saapunutta poissaoloa
• Ilmoittaa sairauspoissaolon työntekijän puolesta
• Lähettää dokumentin työntekijän puolesta

Jos lomarahojen vaihdolle on asetettu esihenkilötason hyväksyntäkierto, voi esihenkilö hyväksyä työntekijän lomarahavapaan vaihdon.

Sairauspoissaolojen, liitteiden ja lomarahavapaan vaihtojen hyväksynnän osalta, voi esihenkilö asettaa itselleen sijaisen joko toistaiseksi voimassaolevaksi tai rajatuksi aikaa.

Sijainen saa myös mahdollisuuden lähettää viestejä, jos esihenkilöille on avattu viestikategorioita käytettäväksi.

Esihenkilö voi lukea julkaistuja tiedotteita.

Kaikilla käyttäjillä on myös työntekijän oikeus. Jos sovelluksesta on käyttöönotettu laajennettuna toimintoja työntekijöiden käyttöön, tuodaan käyttäjät aina henkilötietoliittymällä HR-järjestelmästä.

Käyttäjällä on pääsy sovellukseen aktiivisen työsuhteen perusteella. Työsuhteen päätyttyä sisäänkirjautuminen ei enää onnistu.

• Työntekijän pääasiallinen työväline on mobiilisovellus, mutta myös selainta on mahdollista käyttää

Jos yrityksellä on laajennettu Viestit-toimintoa yhteyshenkilöiden ja asiakaspalvelun lisäksi myös muulle henkilöstölle, voi työntekijäkin lähettää viestin. Muutoin Viestit-toiminto ei näy sovelluksessa.

• Työntekijöille käyttöönotetaan tarvetta vastavaat omat kysymyskategoriat, jotka ohjataan esimerkiksi palkkayhteyshenkilöille tai esihenkilöille
• Palkanmaksuun liittyvien viestikategorioiden oletusvastaanottajiksi asetetaan ne henkilöt, joilla yrityksen puolesta on oikeus käsitellä palkkatietoja
• Työntekijä ei voi itse muuttaa viestien näkyvyyksiä, tilaa, lisäasetuksia tai vastaanottajia

Määrittelyistä riippuen työntekijän on mahdollista:

• Kirjata sovelluksen kautta sairauspoissolo
• Lähettää lääkärintodistus tai muu dokumentti
• Muokata Odottava-tilassa olevaa hyväksymätöntä tapahtumaa

Työntekijä voi tehdä lomarahojen vapaaksi vaihdon osalta vaihtopyynnön, kun vaihtojakso on avattu.

Työntekijä voi tarkistaa ja muokata omia tietojaan, jos ominaisuus on otettu käyttöön.

Työntekijä voi lukea julkaistuja tiedotteita.

Toiminnon ollessa päälle kytkettynä, näkee työntekijä selainsovelluksessa avatun linkkilistan.

Toiminnon nimi on muokattavissa.

Pääkäyttäjän rooli asetetaan käyttöönoton ohessa erikseen määritellyille käyttäjille Integratan toimesta.

Pääkäyttäjä voi hallita henkilöstön käyttäjärooleja, sekä asettaa esihenkilöiden sijaisia.

• Pääkäyttäjä ei voi olla yrityskohtainen rooli
• Pääkäyttäjä ei voi muokata omia tietojaan

Pääkäyttäjälle näkyy oma Henkilöstö-näkymä, jota kautta he voivat tarkistaa oman yrityksen käyttäjiä ja heidän käyttäjärooleja.

Jos yrityksessä käytössä esihenkilöiden hyväksynnät, voi Pääkäyttäjä asettaa tässä näkymässä sijaisen esihenkilön poissaolon ajaksi.

Pääkäyttäjä ei ole viestien käsittelijärooli, mutta sillä on mahdollista lähettää viestiä, jos roolin käytössä on valittavia kategorioita.

• Pääkäyttäjä-roolilla on pääsy Tunnistehallintaan HR-roolin lisäksi, jos tunnisteet on aktivoitu käyttöön

Pääkäyttäjä toimii linkkisivuston ylläpitäjänä.

• Pääkäyttäjä valitsee toiminnon nimen, ja asettaa linkitykset ryhmittäin.

Analytiikan eli HR-raporttien pääsyoikeus määritellään käyttäjäkohtaisesti. Käyttäjälle annetaan pääsyoikeustaso ja nimetään näkyvät raportoinnin osa-alueet sovitun mukaisesti.

Käyttöoikeuden omaavilla käyttäjillä pääsy raporteille selainsovelluksen kautta.

Myös muilla asiakkaan käyttäjäroolillisilla (maksukäsittelijät tai viestien käsittelijäroolit) voi olla pääsy Analytiikan demoversioon. Demoversio sisältää keksittyä demodataa.

Analytiikka-näkymään nostetaan raportoinnin käyttäjille määritellyn raportointipaketin mukaisesti yrityksen tietoja. Tietoja ja näkyvää grafiikkaa voi suodattaa tarvittavilla lisävalinnoilla, ja tiedot voidaan myös tuoda sovelluksesta ulos raporteille.

Sovitut yhteyshenkilöt saavat pääsyn Palveluanalytiikan raporteille, jotka sisältävät tietoja palkanlaskennan oikeellisuusraportoinnista sekä tilannestatusta vietsinnästä.

Saataville omaa sisäistä viestintää koskien mysö pääsy Omat Viestit-raporteille.

Integratalaisilla on järjestelmässä omat palvelu- ja järjestelmäkohtaiset asiakaspalvelun roolit sekä Admin-käyttäjät.

Asiakaspalveluviestinnässä Integrata toimii palvelusta riippuen joko asiakaskohtaisella palveluroolilla, esimerkiksi Palkkapalvelu tai järjestelmäkohtaisella tiimiroolilla, esimerkiksi Mepco Palkat -pääkäyttäjä -rooli.

• Asiakaskohtaisella palveluroolilla löydät oman palvelutiimin
• Järjestelmäkohtaiselta tiimiroolilta vastailee kyseisen järjestelmän asiantuntijatiimi

Jos Palkka-aineiston toimitus on Palvelualustalla käyttöönotettu, on sitä varten avattu myös toimintoon liittyviä roolit:

• Palkkamateriaalin toimittaja
• Palkkaraportit
• Kirjanpitoraportit
• Toimitetut palkkamateriaalit

Tällä roolilla voi toimittaa palkkamateriaalia palkkatiimille. Näet itse toimittamasi materiaalit historiasta, mutta käyttäjällä ei ole pääsyä muiden toimituksiin.

Erillisellä roolilla annetaan oikeus nähdä myös muiden toimittamat aineistot Toimitetut palkkamateriaalit.

Raportti-oikeuksilla voi nähdä tarvitusti palkka- tai kirjanpitoraportteja.